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The Family Educational Rights and Privacy Act (“FERPA”) affords parents rights with respect to disclosure of their student’s educational records and personal information. FERPA defines Directory Information as ‘student data that is not considered harmful or an invasion of privacy if disclosed.’ Jeffco policy JRA/JRC specifies Directory Information as:
Student Name
School-based email address
Participation in official activities and sports
Weight & height of athletic team participants
Dates of school attendance
Grade level
School enrollment status
Honors and awards received
Most recent schools attended
Photographic, video or electronic images maintained by the district of students engaged in classroom and extracurricular programs, activities, and other school functions
Families communicate their opt out preferences during registration through OnLine Registration or during the Annual Update; changes during the current school year must be communicated to the school by submitting a completed Opt Out form (attached below).
Detailed description of the opt out agreements and examples of how these agreements apply:
Opt Out Agreement
Applies to…
Directory Information for Jeffco Publications
School & district publications, such as
Directory Information for Publication by Media (including student’s official school photo)
Non-Jeffco news media including:
TV (local or national news)
Print (newspaper, magazines, etc.)
Internet (local, municipal, educational publications, etc.)
Directory Information for Publication by a 3rd party Other than Media (including student’s official school photo)
Non-Jeffco groups, such as
Community and parent organizations (PTA, PTO, etc)
Jeffco Foundation
Fund-raising organizers
Booster clubs
After-school enrichment programs
A parent or guardian may not opt out of their student’s information being used for educational purposes as defined by FERPA.
FAQs
What is Directory Information?
The Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, “FERPA”, is a federal law that defines Directory Information (DI) as student personally identifiable information (PII) that is not considered harmful or an invasion of privacy if disclosed and is designated as Directory Information by the district. Jeffco may disclose Directory Information without prior written consent. Policy JRA/JRC specifies the following student PII as Directory Information:
Student Name
School-based email address
Participation in official activities and sports
Weight & height of athletic team participants
Dates of school attendance
Grade level
School enrollment status
Honors and awards received
Most recent schools attended
Photographic, video or electronic images maintained by the district of students engaged in classroom and extracurricular programs, activities, and other school functions
What does the policy change to photo/video/electronic images mean to families?
Photographs, video recordings, or other electronic images of students engaged in classroom or extracurricular school activities may be used for Jeffco or school publications, shared with media, or 3rd parties unless the family has opted out of sharing with that outlet.
Are photos a student record protected by FERPA?
Official Student Photo in Campus
Yes
Classroom or team photo
No
Group of students at school event
No
Pictures taken during a public event
No
Photo of students engaging in classroom activity
No
Security tapes of students walking in halls or on campus or bus
No
Video or stills of student fight
No
Video or stills of student fight that resulted in discipline for student(s)
Yes
Athletic team photo shared with media for publishing
No
Streaming of a public event, e.g., graduation
No
If I had previously opted out of having my student’s Directory Information and/or photos released, do I need to opt out again?
By default, students are “opted in,” i.e., allow sharing of their Directory Information. Families must update their preferences annually during the Annual Update window or complete this form for each student and submit it to the student(s)’ school outside of the Annual Update window.
I want my student to be in the yearbook, but I don’t want them posted on Jeffco social media; how do I opt out?
We are unable to distinguish between print or digital disclosures. If the student is opted out of Jeffco publications, they will not appear in any Jeffco publications, including the yearbook or social media.
If I opt out of Directory Information for Jeffco Publications, does that mean my child cannot participate in athletic teams or clubs?
Opt out does not apply to participation in athletic teams or clubs. Your selection would inform Jeffco that your student’s Directory Information should not be published or used in any Jeffco publication, including athletic team rosters, commencement/continuation programs, yearbook, theater playbills, or social media.
If my student is opted out, does that mean they cannot participate in class vlogs, podcasts, or similar instructional activities?
As defined by FERPA, the student may not be opted out of their student's information being used for educational purposes. See the Student & Family Handbook and policy JS for additional information.
What if I don’t want any of my student’s information published by or disclosed to anyone without my consent?
Please contact your school to discuss options for your circumstances.
Does Jeffco inform me when my student’s data is disclosed?
Jeffco may release student data without parent consent under several circumstances as stated in law and policy, including health or safety emergencies, when a student is enrolled or plans to enroll in another school or higher ed institution, or when the data is Directory Information. Notification of disclosures may be made if student data that is not Directory Information is disclosed to a 3rd party, generally this occurs as a result of a lawfully issued subpoena or other applicable exception under FERPA and policy JRA/JRC.
FERPA law requires Jeffco to publish their privacy practices, where do I find this information?
Jeffco’s Annual Notice of Privacy Practices can be found on our website and in the Family Handbook.
Where can I find the policy regarding student data disclosures?
Jeffco policy, ‘Student Records/Release of Information on Students,’ JRA/JRC is found on Jeffco BoardDocs.
I would like to review the data Jeffco has on my student(s) and their education records, who do I contact?
FERPA affords parents the opportunity to review student records. Parents may submit a Request to Review form to the Student Records Center. Please contact them for additional information, 303-982-6715.
I am part of the PTA at my school and we request student information for fundraising purposes and other school events, what information can I obtain from the school?
Parent and fundraising organizations are considered 3rd parties; they are organizations that may partner with Jeffco schools but are not governed by Jeffco policies or procedures. They may request and receive Directory Information for students who are not opted out of Directory Information for 3rd parties. If organizations wish to obtain additional information, please contact the school to explore options.
If my student is opted out of sharing with 3rd parties, does that prevent schools from sharing information with military recruiters, employers, or colleges?
No, these are separate opt outs. Instructions may be found here.
If you have further questions please contact your school.
Spanish
Opción de exclusión de la divulgación de información de directorio (FERPA)
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA por su sigla en inglés) otorga a los padres derechos con respecto a la divulgación de los registros educativos y la información personal de sus hijos. FERPA define la información del directorio como datos de estudiantes cuya divulgación no se considera dañina o una invasión de la privacidad. La política JRA / JRC de Jeffco establece que se considera información del directorio:
- Nombre del estudiante (incluye a todos los géneros)
- Dirección de correo electrónico escolar
- Participación del estudiante en actividades oficiales y deportivas
- Peso y talla de los participantes de equipos deportivos
- Fechas de asistencia a la escuela
- Nivel de grado
- Estado de matriculación escolar
- Reconocimientos y premios recibidos
- Escuelas a las que asistió recientemente
- Fotografías, videos o imágenes electrónicas del Distrito de estudiantes que participan dentro o fuera del salón de clases en programas, actividades y otras funciones escolares o extracurriculares
Las familias comunican sus preferencias de exclusión durante el proceso de inscripción en línea o durante la actualización anual; los cambios durante el año escolar actual deben ser comunicados a la escuela enviando un formulario de exclusión completo (adjunto abajo).
Descripción detallada de los acuerdos de exclusión voluntaria y ejemplos de cómo se aplican estos acuerdos:
Acuerdo de exclusión
Se aplica a…
Información de directorio para publicaciones de las Escuelas de Jeffco
Publicaciones escolares y del Distrito, tales como
- Anuario escolar
- Programas de graduación
- Programas de las obras de teatro
- Lista de equipos deportivos
- Sitios web y redes sociales de las escuelas, por ejemplo: Facebook
Información del directorio para publicación por medios de comunicación (incluida la fotografía escolar oficial del estudiante)
Medios de noticias que no pertenecen a las Escuelas de Jeffco, que incluyen:
- Televisión (noticias locales o nacionales)
- Prensa impresa (periódicos, revistas, etc.)
- Internet (local, municipal, publicaciones educativas, etc.)
Información del directorio para publicación por un tercero que no sea medio de comunicación (incluida la fotografía escolar oficial del estudiante)
Grupos que no pertenecen a las Escuelas de Jeffco, tales como
- Organizaciones comunitarias y de padres (PTA, PTO, etc.)
- Fundación de las Escuelas de Jeffco
- Organizadores de recaudación de fondos
- Clubes de apoyo a las actividades deportivas
- Programas de enriquecimiento después de la escuela.
Según lo estipula FERPA, los padres de familia o tutores legales no pueden optar para que no se utilice la información de su hijo/a con fines educativos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la información del directorio?
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974, FERPA, es una ley federal que define la información del directorio (DI por su sigla en inglés) como la información de identificación personal (PII por su sigla en inglés) del estudiante cuya divulgación no se considera dañina o una invasión de la privacidad y se designa como información del directorio del Distrito. Las Escuelas de Jeffco pueden divulgar información del directorio sin previo consentimiento por escrito. La política JRA / JRC especifica la siguiente PII del estudiante como información de directorio:
- Nombre del estudiante (incluye a todos los géneros)
- Dirección de correo electrónico escolar
- Participación en actividades oficiales y deportivas
- Peso y talla de los participantes de equipos deportivos
- Fechas de asistencia a la escuela
- Nivel de grado
- Estado de matriculación escolar
- Reconocimientos y premios recibidos
- Escuelas a las que asistió recientemente
- Fotografías, videos o imágenes electrónicas del Distrito de estudiantes que participan en programas del salón de clases durante la jornada escolar y después de ella, actividades y otras funciones escolares
¿Qué significa para las familias el cambio a la política de fotografías, videos o imágenes electrónicas?
Fotografías, videos o imágenes electrónicas del Distrito de estudiantes que participan en programas del salón de clases durante la jornada escolar y después de ella, actividades y otras funciones escolares pueden ser usadas por las Escuelas de Jeffco o publicaciones escolares y compartidas con medios de comunicación o terceros a menos que la familia haya optado por excluir la divulgación con ese medio.
¿Están protegidas por FERPA las fotografías del expediente del estudiante?
Foto oficial del estudiante en Infinite Campus
Sí
Foto del salón de clase o del equipo
No
Grupo de estudiantes en un evento escolar
No
Fotografías tomadas durante un evento público
No
Fotografía de estudiantes que participan en actividades en el salón de clase
No
Videos de seguridad de estudiantes que caminan por los pasillos o en instalaciones escolares.
No
Videos o imágenes de peleas entre estudiantes
No
Videos o imágenes de peleas entre estudiantes que resultaron en acciones disciplinarias para el estudiante(s)
Sí
Foto del equipo deportivo compartidas con medios de comunicación para su publicación
No
Transmisión de un evento público, por ejemplo: graduación
No
Si anteriormente había optado por no compartir la información del directorio o las fotografías de mi hijo/a, ¿tengo que optar por la exclusión nuevamente?
Por defecto, se considera que las familias “aceptan”, es decir, permiten compartir la información de directorio de su hijo/a. Las familias deben actualizar sus preferencias anualmente durante el período de actualización anual o completar este formulario para cada estudiante y enviarlo a su escuela fuera del período de actualización anual.
Quiero que mi hijo/a esté en el anuario escolar, pero no quiero que se publique en las redes sociales de las Escuelas de Jeffco, ¿dónde selecciono la exclusión?
Lamentablemente, no podemos distinguir entre publicaciones impresas o digitales. Si el estudiante es excluido de las publicaciones de las Escuelas de Jeffco, no aparecerá en ninguna publicación de las Escuelas de Jeffco, incluyendo el anuario escolar y las redes sociales.
Si opto por no recibir información del directorio de las publicaciones de las Escuelas de Jeffco, ¿significa eso que mi hijo/a no puede participar en equipos o clubes deportivos?
No. La exclusión voluntaria no se aplica a la participación en equipos o clubes deportivos. Sin embargo, su elección le informa a las Escuelas de Jeffco que la información del directorio de su hijo/a no debe publicarse ni utilizarse en ninguna publicación de las Escuelas de Jeffco, incluidas las listas de equipos deportivos, los programas de ceremonias de inicio o continuación, el anuario estudiantil, los programas de las obras de teatro y las redes sociales.
Si mi hijo/a es excluido, ¿Significa eso que no puede participar en vlogs de clase, podcasts o actividades educativas similares?
Según lo estipula FERPA, los padres de familia o tutores legales no pueden optar para que no se utilice la información de su hijo/a con fines educativos. Para obtener más información, consulte el Manual del estudiante y la familia y la política JS.
¿Qué sucede si no quiero que la información de mi hijo/a sea publicada o compartida con nadie sin mi consentimiento?
Comuníquese con su escuela para analizar las opciones particulares para su caso.
¿Me informan las Escuelas de Jeffco cuando se divulgan los datos de mi hijo/a?
Las Escuelas de Jeffco pueden divulgar datos de estudiantes sin el consentimiento de los padres en varias circunstancias, según lo establecido en la ley y la política, incluidas las emergencias de salud o seguridad, cuando un estudiante está matriculado o planea matricularse en otra escuela o institución de educación superior, o cuando los datos son información del directorio. La notificación de divulgaciones se puede hacer si los datos del estudiante que no son parte de la información del directorio se divulgan a un tercero. Generalmente, esto ocurre como resultado de una citación legalmente emitida u otra excepción aplicable, según FERPA y la política JRA/JRC.
La ley FERPA requiere que las Escuelas de Jeffco publiquen sus prácticas de privacidad, ¿dónde encuentro esta información?
El Aviso anual de prácticas de privacidad de las Escuelas de Jeffco se puede encontrar en nuestro sitio web y en el Manual de la Familia.
¿Dónde puedo encontrar la política sobre la divulgación de datos de los estudiantes?
La política JRA/JRC de “Expediente académicos / divulgación de información sobre estudiantes” de las Escuelas de Jeffco, se encuentra en la página BoardDocs de Jeffco.
Me gustaría revisar los datos que las Escuelas de Jeffco tienen de mi hijo/a y sus registros educativos, ¿con quién me comunico?
FERPA brinda a los padres de familia la oportunidad de revisar los registros de los estudiantes. Los padres pueden enviar un formulario de Solicitud de revisión al Centro de expedientes académicos estudiantiles de las Escuelas de Jeffco. Para obtener información adicional, comuníquese con ellos al 303-982-6715.
Soy parte de la PTA en mi escuela y solicitamos información de los estudiantes para recaudar fondos y para otros eventos escolares, ¿qué información puede darme la escuela?
Las organizaciones de padres y de recaudación de fondos se consideran terceros; son organizaciones que pueden asociarse con las Escuelas de Jeffco, pero no se rigen por las políticas o procedimientos de la institución. Pueden solicitar y recibir información del directorio para los estudiantes que no están excluidos de la información del directorio para terceros. Si las organizaciones desean obtener información adicional, pueden comunicarse con la escuela para explorar sus opciones.
Si tiene más preguntas, comuníquese con su escuela.
Chinese
选择退出共享目录信息 (FERPA)
《家庭教育权利和隐私法案》(FERPA) 赋予学生家长披露其子女教育档案和个人信息的权利。FERPA 对目录信息的定义是“披露后认为不会构成损害或侵犯隐私的学生信息”。Jeffco JRA/JRC 政策规定以下信息为目录信息：
- 学生姓名
- 基于学校的电子邮件地址
- 参加官方活动和体育运动的信息
- 运动队成员的体重和身高
- 入学日期
- 所在年级
- 入学注册状态
- 所获荣誉和奖励
- 最近就读的学校
- 由学区保留的关于学生参与课内外计划、活动和其他学校职能活动的照片、视频或电子图像
学生家长在注册期间通过在线注册或在年度更新期间传达选择退出的偏好；当前学年中途如需变更偏好，则必须通过提交完整的选择退出表（下面随附）与学校沟通。
选择退出协议的详细介绍以及协议适用情况的示例：
选择退出协议
适用于
Jeffco 出版物的目录信息
学校和学区出版物，例如
- 年鉴
- 毕业计划
- 剧院节目单
- 运动队名册
-
学校网站和社交媒体，如 Facebook
媒体出版物的目录信息（包括学生的学校官方照片）
Jeffco 以外的新闻媒体，包括：
- 电视（本地或全国新闻）
- 印刷材料（报纸、杂志等）
- 互联网（本地、市级、教育出版物等）
媒体外的第三方出版物的目录信息（包括学生的学校官方照片）
Jeffco 以外的群体，例如
-
社区和家长组织（家长教师联合会 (PTA)、家长教师组织 (PTO) 等）
-
Jeffco 学校基金会
- 筹款组织者
- 后援俱乐部
- 课后拓展项目
家长或监护人不得拒绝将学生的信息用于 FERPA 定义的教育目的。
常见问题解答
目录信息是什么？
1974 年颁布的《家庭教育权利和隐私法案》(FERPA) 是一部联邦法律，其将目录信息 (DI) 定义为披露后认为不会构成损害或侵犯隐私的学生个人可识别信息 (PII)，且该等信息被学区指定为目录信息。Jeffco 可在未经事先书面同意的情况下披露目录信息。JRA/JRC 政策规定以下学生 PII 为目录信息：
- 学生姓名
- 基于学校的电子邮件地址
- 参加官方活动和体育运动的信息
- 运动队成员的体重和身高
- 入学日期
- 所在年级
- 入学注册状态
- 所获荣誉和奖励
- 最近就读的学校
- 由学区保留的关于学生参与课内外计划、活动和其他学校职能活动的照片、视频或电子图像
照片/视频/电子图像的政策变化对学生家庭意味着什么？
学生参与课内外活动的照片、视频或其他电子图像可用于 Jeffco 或学校出版物，并与媒体或第三方共享，除非家庭选择不与相关渠道共享。
照片是否为受 FERPA 保护的学生档案？
校园内拍摄的学生官方照片
是
班级或团队合影
否
学校活动中一群学生的合影
否
公开活动中拍摄的照片
否
学生参与班级活动的照片
否
学生经过礼堂、校园或搭乘校车的监控录像
否
学生打架的视频或静态图像
否
导致学生受到纪律处分的学生打架的视频或静态图像
是
与媒体分享以供发布的运动队照片
否
毕业典礼等公开活动的流式传输
否
如果我之前已选择退出共享孩子的目录信息和/或照片，我是否需要再次选择退出？
默认情况下，学生均为“选择参加”状态，即允许共享他们的目录信息。学生家长必须每年在年度更新期间更新偏好，或者在非年度更新期为每个学生填写此表格并提交给学生所在学校。
我希望我的孩子出现在年鉴中，但不希望发布在 Jeffco 社交媒体上；我该如何选择退出？
我们无法区分信息的印刷或数字披露。如果学生选择退出 Jeffco 出版物，则其不会出现在任何 Jeffco 出版物中，包括年鉴或社交媒体。
如果我选择退出 Jeffco 出版物的目录信息，这是否表示我的孩子无法再参加运动队或社团？
选择退出并不影响参加运动队或社团。您的选择旨在告知 Jeffco 不得将您孩子的目录信息发布或用于任何 Jeffco 出版物中，包括运动队名册、毕业典礼/继续课程、年鉴、剧院节目单或社交媒体。
如果我的孩子选择退出，这是否表示其不能参加班级视频博客、播客或类似的教学活动？
根据 FERPA 的定义，学生不得拒绝将学生信息用于教育目的。请参见学生和家长手册和 JS 政策了解更多信息。
如果我不希望让任何人未经我的同意发布或向任何人披露我的孩子的任何信息，该怎么办？
请联系您的学校，讨论适合您情况的处理方案。
Jeffco 在披露我的孩子的数据时会通知我吗？
对于法律和政策规定的几种情况，Jeffco 可在未经家长同意的情况下发布学生数据，包括健康或安全紧急情况、学生注册或计划注册另一所学校或高等教育机构，或者数据为目录信息。如果向第三方披露非目录信息的学生数据，则可能会发出披露通知，通常这是依法发出传票要求披露或 FERPA 和 JRA/JRC 政策规定的其他适用例外情况。
我可以在哪里获取有关 FERPA 法律要求 Jeffco 公布隐私实践的信息？
如需查看 Jeffco 的年度隐私实践通知，您可访问我们的网站或查看家长手册。
我可以在哪里获取有关学生数